Notuleren is topsport. Je hebt al je aandacht nodig om niets te missen, natuurlijk let je op de verbale communicatie zoals bijvoorbeeld de signaalwoorden. Maar ook de non-verbale signalen zijn belangrijk. Tijdens de vergadering worden alle belangrijke zaken genoteerd. Dat klinkt gemakkelijk, maar dat is het niet! Hoe zorg je ervoor dat je alle belangrijkste zaken registreert? Dat doe je onder andere door actief te luisteren. Bij actief luisteren gebruik je alle zintuigen. Je richt je aandacht volledig op de spreker. Je begrijpt de boodschap en stelt als dat nodig is vragen om duidelijkheid te krijgen.
Geef aandacht
Bij actief luisteren in een gesprek geef je aandacht, je laat zien dat je luistert, je geeft feedback, je stelt je mening en oordeel uit en reageert gepast. In dit geval richt je jezelf als notulist vooral op het eerste gedeelte: richt je aandacht volledig op de spreker. Hoewel… volledig? Laat 90% van je aandacht naar de spreker gaan, de overige 10% is om te registreren of iemand iets wil zeggen, observeren hoe anderen reageren en overige zaken die gebeuren tijdens een vergadering of bespreking.
Dit doe je bij actief luisteren:
- luister naar signaalwoorden
- herhaal in je hoofd wat de ander zegt
– laat de boodschap echt ‘binnen komen’
– kijk de ander aan tussen het maken van de aantekeningen door
– observeer de lichaamstaal van de ander
– zet andere gedachten even opzij, denk niet na over wat jij nu zou zeggen
– laat je niet afleiden door anderen
– laat je niet afleiden door je smartphone, een andere tekst of e-mails.
Vat samen en stel open vragen
Laat de spreker uitpraten en onderbreek hem of haar niet. Probeer dus niet zaken voor de ander in te vullen, laat de ander als het even kan zelf formuleren.
Nadat de spreker klaar is, mag je de belangrijkste punten van
de spreker in je eigen woorden samenvatten. Probeer te voorkomen dat je antwoorden voor de spreker gaat invullen.
Wil je iets weten van de spreker? Stel dan open vragen, zo krijg je veel informatie die je kunt gebruiken om goede notulen te maken.
Focus op je taak
Goed actief luisteren, samenvatten en open vragen stellen lijkt makkelijk, maar in de praktijk is dit vaak lastiger. Mensen praten soms door elkaar heen, iemand vraagt tussendoor iets aan jou of er zijn harde geluiden in de omgeving. Toch moet je proberen te focussen op de spreker. Jouw belangrijkste taak op dit moment: de hoofdzaken noteren zodat je bij het uitwerken van de notulen de kern raakt.
Oefen met actief luisteren
Vraag je bij de eerstvolgende vergadering eens af: Luister ik actief tijdens de vergadering? Wat doe ik dan? Op welke verbale comminucatie let ik? En op welke non-verbale comminucatie let ik? Dit kun je doen als je notuleert, maar zeker ook als je een keer niet hoeft te notuleren. Je kunt dan met de pet van de notulist op, luisteren en bedenken wat jij had genoteerd als jij notulist was. Op deze manier word je steeds beter in het effectief notuleren van een vergadering.
Kijk voor het e-book, de e-learning of de cursus op www.lopesslot.com/praktisch-notuleren-e-learning