Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt zeker voor notuleren! Als je tegelijk met de andere deelnemers de ruimte binnen komt, dan heb je het druk. Naast een vriendelijke groet ben je bezig om je laptop aan te sluiten, documenten te openen, pen en papier klaar te leggen en andere zaken die nodig zijn om te kunnen beginnen met notuleren. Als je het al redt om hier op tijd mee klaar te zijn, dan begin je nog met een achterstand. Waarom zou je niet meer relaxed beginnen aan de vergadering? Benut de 10 minuten vóór de vergadering!
Jij hebt de beste plaats.
Kom op tijd, de beste plaatsen zijn nog vrij. De plaats van de notulist en de voorzitter in de vergadering is belangrijk. Zij leiden de vergadering en zorgen dat de vergadering goed verloopt. Ga op de juiste plek zitten tijdens de vergadering waar je iedereen goed kunt zien en verstaan. De beste plek is vaak naast de voorzitter. Zo kun je makkelijk (non)verbaal communiceren tijdens de vergadering. Ook is het handig als je de deur ziet, zo weet je wie er komt of weggaat uit de vergadering.
Ken de aanwezigen.
Maak een spiekbriefje. Ben je net begonnen met deze baan? Dan ken je waarschijnlijk de deelnemers nog niet zo goed. Het kan ook voorkomen dat er toehoorders of gastsprekers zijn waarvan je de naam niet goed kent. Vraag dan aan de voorzitter of er een (snel) voorstelrondje gedaan kan worden. Als notulist kun jij dan een plattegrondje maken met daarin de namen. Erg handig, want tijdens de vergadering kun je hier altijd even op kijken!
Maak alvast een presentielijst.
Zorg ervoor dat je vooraf al een ingevulde presentielijst hebt. Hierin staan alle deelnemers die een uitnodiging hebben gekregen. In deze lijst hoef je alleen wijzigingen aan te brengen als dat nodig is. Gebruik je afkortingen of nummers voor de deelnemers? Zet deze er al bij. Dit zijn zaken die je vooraf al kunt klaarzetten. Op deze manier heb je bij de start van de vergadering meer tijd voor contact met de voorzitter, het welkom heten van de deelnemers en andere zaken.
Begin relaxed!
Op tijd aanwezig zijn en jezelf optimaal voorbereiden, twee belangrijke zaken. Als je hiermee rekening houdt, dan kun je ontspannen beginnen met de vergadering. Je hebt meer tijd voor echt belangrijke zaken zoals oogcontact maken met de aanwezigen, bij binnenkomst de presentie bijhouden en eventueel iets overleggen. Benut jouw 10 minuten vóór de vergadering net zoals het ‘Gouden Kwartiertje’ ná de vergadering. Op deze manier laat jij je niet verrassen en kun je je optimaal focussen op het hoofddoel: goede notulen maken!
Wil jij ook álles weten over notuleren? Volg dan de training ‘notuleren’. Kijk voor meer informatie op www.lopesslot.com/notuleren .