Heb jij hart voor notuleren?
Voor veel mensen is het notuleren van een vergadering of bespreking een hele klus. Is het altijd dezelfde persoon die notuleert? Dan kan het zijn dat deze persoon ‘het altijd al zo doet’ en er weinig vernieuwing en verbetering plaatsvindt. In sommige organisaties is elke keer iemand anders aan de beurt voor notuleren: aan het begin van de vergadering wordt de kring rondgekeken….. wie notuleert vandaag? Snel zoeken sommige mensen nog iets in hun tas en ontwijken de blik van de voorzitter. Degene die aangewezen wordt slaakt een diepe zucht..
De kwaliteit laat te wensen over.
Na de vergadering werkt persoon één alles keurig uit. Alles wat gezegd is, komt in de notulen want je wilt niets missen toch? Persoon twee vat alles kernachtig samen op een half A4’tje. In beide gevallen is de kans groot dat de notulen van onvoldoende kwaliteit zijn. Of de notulen zijn zó lang dat niemand de moeite neemt om ze te lezen, bovendien kostte het maken van de notulen buitengewoon veel tijd en moeite. Of de notulen zijn zó kort en bondig dat onderwerpen niet duidelijk zijn en de vergadering niet correct wordt weergeven.
Hoe dan wel notuleren?
Als de taken van de voorzitter, notulist en vergaderdeelnemers helder zijn, dan geeft dit rust en structuur. Notuleren is een vaardigheid die je kunt leren. Kies de juiste vorm voor de notulen zoals notuleren per onderwerp of per spreker. Maak een goede vergaderagenda en actiepuntenlijst. Door je vaardigheden te trainen zoals actief luisteren, efficiënt aantekeningen maken en een goede samenwerking met de voorzitter verhoog je de kwaliteit van de notulen. Tenslotte is het is belangrijk dat er vanuit de organisatie tijd wordt vrijgemaakt om de notulen uit te werken.
Wie heeft hart voor notuleren?
De centrale vraag: wie heeft hart voor notuleren in jouw organisatie? In ieder geval iemand die de nodige kennis en vaardigheden beheerst om goede notulen te maken. Maar zeker ook iemand die hart voor notuleren heeft, iemand die de best mogelijke notulen wil maken van de vergadering! Iemand die notuleren een uitdaging vindt. Dit kan bijvoorbeeld ook een groepje medewerkers zijn die elkaar afwisselen bij ziekte of aanvullen op bepaalde vakgebieden. Op deze manier is notuleren leuk, bovendien levert dit notulen op van goede kwaliteit. Zorg er in ieder geval voor dat de notulist ‘hart voor notuleren’ heeft!
Ronald Slot-Lopes