In het vorige blogbericht keken we naar een briefje van Harry. Hij schreef een kort briefje waarin hij zijn collega’s een instructie gaf over het nieuwe koffieapparaat.
Het briefje was kort, zakelijk en onpersoonlijk. Er werd niemand persoonlijk aangesproken en de tekst was alsof er iemand staat te schreeuwen.
Bovendien waren de vier punten van de instructie niet in de gebiedende wijs geschreven. Tenslotte werd er niet netjes afgerond, maar ‘gr’ neergezet. Grrrrr!
Het nieuwe briefje van Harry
De collega’s stoorden zich aan het briefje. Na overleg heeft Harry zijn briefje aangepast:
Hoi collega,
Eindelijk een nieuw koffieapparaat!
- plaats de beker
- druk op de knop
- wacht tot signaal
- pak de beker
Heb je vragen, loop even bij mij langs!
groet,
Harry
Deze instructie is inhoudelijk hetzelfde als aan het begin van dit artikel. Toch geeft het een heel ander gevoel.
- De collega wordt nu persoonlijk aangesproken met ‘hoi collega’
- De tweede zin straalt enthousiasme uit
- De boodschap is nu ‘ingepakt’ met korte persoonlijke zinnetjes
- Elke zin in de instructie begint met het belangrijkste werkwoord: plaats, druk, wacht, pak.
- In de afsluitende zin een vriendelijke suggestie
- Een groet in plaats van ‘gr’ of ‘vr.gr.’
De voordelen van deze methode?
Door het schrijven van een goed opgebouwd bericht is de kans groter dat de boodschap overkomt. Kort gezegd: meer mensen volgen de instructie. Bovendien is de boodschap helder geformuleerd, zo helder dat zelfs de eerste woorden van de instructie al veel zeggen. Een ander groot voordeel: je laat zien dat dit bericht geschreven is door een mens. Iemand met enthousiasme, iemand die met je meedenkt en je groet. Wellicht zijn het voor jou kleine zaken, maar bij elkaar opgeteld is het effect groot!
Toepassing in jouw praktijk
In dit voorbeeld hebben we het berichtje van Harry bekeken, maar het is breed toepasbaar. Wat dacht je van een bankmedewerker die een cliënt wil instrueren om een pas te activeren? Of de docent die de leerling wil laten inloggen in de e-learning? Bij veel mensen komt het dus regelmatig voor dat er een e-mail naar een cliënt of collega moet worden gestuurd daarin een korte instructie. Als je dit doet, en je wilt dat jouw instructie wordt opgevolgd, gebruik dan de gebiedende wijs. Ingepakt in een vriendelijke openingszin en een vriendelijke afsluiting.
Kijk voor onze trainingen, cursussen en workshops op www.lopesslot.com