Houd bij het notuleren van een vergadering rekening met het ‘gouden kwartiertje’. Het heeft niets met het ‘gouden uurtje’ te maken waar fotografen zo dol op zijn. Ook is het niet 15 minuten eerder aanwezig zijn in de vergaderruimte, hoewel dat zeer aan te raden is!
Niet direct weg.
Laten we eerlijk zijn: notuleren is een intensieve klus. Het kost veel energie, je moet echt ‘aan’ staan. De voorzitter heeft zojuist de vergadering gesloten. Direct naar huis of naar je volgende klus? Nee! Vaak zijn de 15 minuten na de vergadering heel belangrijk.
Heel efficiënt
Net na de vergadering is iedereen nog aanwezig in de ruimte. Maak daar gebruik van!
- Vraag eens na bij je voorzitter of andere vergaderdeelnemers hoe de vergadering werd ervaren. Vaak krijg je interessante informatie die je soms goed kunt gebruiken bij de volgende vergadering.
- Vraag na bij onduidelijkheden, want tijdens het notuleren kan het gebeuren dat je zó snel aantekeningen maakt, dat bij het uitwerken een puzzel ontstaat! Een klein beetje extra informatie doet wonderen.
- Spreek nog even kort met die ene persoon die de agenda niet heeft gehad, of nog informatie van je moet krijgen.
- Vul eventueel nog wat gegevens aan zoals aanwezigheid, te-laat-komers, namen van sprekers of andere belangrijke informatie.
Toch direct weg?
Als je toch direct weggaat, net als de meeste andere vergaderdeelnemers, dan kan je dat veel onnodig werk opleveren. Je hebt net na de vergadering die twee mensen niet meer gesproken die nog extra informatie hadden voor je. Hoe heten de twee nieuwe medewerkers ookalweer? Via welk e-mailadres was er informatie te krijgen over het onderwerp? Allemaal vragen die je kon voorkomen. Eenmaal terug op je werkplek werk je de notulen uit, maar je mist informatie. Het restulaat: de persoon opzoeken, bellen of e-mailen om de informatie te krijgen. Allemaal werk dat je had kunnen voorkomen.
Even nasudderen…
Dat ene kwartiertje, dat kun je toch wel missen? En zeg nou zelf: na zo’n intensieve klus is het toch heerlijk om éven ‘na te sudderen’ in de vergaderruimte?