Het vastleggen van een bespreking of vergadering is vaak belangrijk. Notuleer jij per spreker? Of juist per onderwerp? Het antwoord op die vraag is afhankelijk waarvoor de notulen worden gebruikt. Worden er formele besluiten genomen? Is het voor mensen die niet aanwezig waren? Is het een werkdocument? Het is belangrijk om te weten welk soort verslag er gevraagd wordt. Zomaar alles noteren en hopen dat het wel goed komt is vaak niet de juiste manier. Bereid je goed voor en zorg ervoor dat jij de juiste vorm van notuleren voorbereid.
Notulen per spreker
Soms is het belangrijk dat de mening van elke spreker goed wordt genotuleerd. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij afdelingschefs die informatie over hun afdeling moeten delen. Of bij sprekers namens een politieke partij. Niet alles moet hierbij genotuleerd worden, maar wel de belangrijkste zaken. Er zijn dan bijvoorbeeld meerdere partijen aanwezig, de sprekers praten vanuit hun rol over het onderwerp.
Doelen van een verslag per spreker:
- de standpunten van elke afzonderlijke spreker weergeven;
- een objectieve weergave van wat het besproken is;
- de vergaderaars en lezers kunnen lezen wat er is gezegd in de vergadering, door wie;
- het is belangrijk door wie er iets is gezegd.
Pas op dat de notulen geen vraag-en-antwoord-spel worden. Dit kan gebeuren als de spreker iets heeft gezegd en iemand anders reageert daarop. Op deze manier worden hele gesprekken vastgelegd die niet voor de notulen bestemd zijn.
Notulen per onderwerp
Een vorm van een samenvattend verslag is een verslag per onderwerp. Hierbij worden er notulen gemaakt rondom de onderwerpen die zijn besproken.
In een verslag per onderwerp hebben de deelnemers aan de vergadering vaak een gemeenschappelijk doel: een oplossing bedenken, brainstormen etc. Het is in deze vorm van vergaderen niet belangrijk wie er iets heeft gezegd. Veel belangrijker is het onderwerp zelf.
Doelen van een verslag per onderwerp:
- het resultaat per onderwerp telt, niet wie precies wat heeft gezegd.
- het resultaat weergeven van de conclusie of het standpunt van de vergadering.
- voor de aanwezigen en de afwezigen een verslag waarin ze kunnen lezen wat de conclusies zijn en welke argumenten er waren.
Niet iedereen is blij met deze vorm van notuleren. Er zijn mensen die waardevolle bijdragen leveren aan de vergadering, maar daarbij hun naam niet altijd vermeld zien. Sommige vergaderdeelnemers vinden dat op zijn zachtst gezegd ‘niet leuk’.
Wat is de beste keuze?
De beste methode van notuleren is afhankelijk van de vergadering. Het kan gebeuren dat er bij een onderwerp naar meningen gepeild wordt, in dat geval zijn notulen per spreker vaak de beste keuze. Het standpunt van elke spreker wordt samengevat.
Als er over een bepaald onderwerp wordt gesproken, is het vaak van belang dat er iets vastgelegd of besloten wordt. Het is dan van minder belang om precies te weten wie wanneer wat heeft gezegd. Soms kun je ‘per spreker’ en ‘per onderwerp’ toepassen in één vergadering, elk agendapunt stelt zijn eigen eisen! Bij beide soorten notulen is het wel oppassen dat de tekst niet te lang wordt. Denk vooraf dus goed na over de vorm van de notulen.
Houd het doel voor ogen!
Het resultaat moet altijd zijn: korte en bondige, maar wel leesbare notulen.
In de training ‘Notuleren’ van Lopes Slot Training & Coaching leer je in 7 lessen álles over notuleren. Kijk eens op www.lopesslot.com/notuleren voor meer informatie!