Het notuleren van een vergadering is niet altijd gemakkelijk. De notulist wijdt zich vol overgave op de taak, iedereen doet dat op zijn of haar eigen manier. Heb jij een vergadering van 3 uur in één A4’tje notulen samengevat? Of heb jij een vergadering van 1 uur beschreven in 12 A4’tjes?
De ‘kort-korter-kortst’ notulist
Deze persoon vindt het onzin om alles te noteren, dat leest toch niemand! De hoofdlijnen zijn belangrijk, de mensen die de notulen lezen weten toch wel ongeveer wat er besproken is. Goed opletten en af en toe een aantekening maken, dat moet voldoende zijn. Bovendien is er weinig tijd om de notulen uit te werken, zo kort mogelijk dus! Het resultaat is vaak (heel) korte notulen. Soms zijn deze notulen zó kort dat er een toelichting nodig is om ze te kunnen begrijpen. Is dit de bedoeling?
De ‘ik-wil-niets-missen’ notulist
Bang om iets te missen, zorgt deze persoon ervoor dat alles nauwkeurig wordt vastgelegd tijdens de vergadering. De hele vergadering door wordt er druk genoteerd want: notulen zijn ervoor om alles van de vergadering vast te leggen toch? Aan het werk dus. Het resultaat is vaak een lang, heel lang verslag. De notulist is na de vergadering vaak lang bezig geweest met het uitwerken van alle tekst. Het is soms teleurstellend omdat niet iedereen meer de moeite neemt om deze notulen te lezen. “Deze notulen zijn zó lang, daar heb ik geen tijd voor.” hoor je de deelnemers tegen elkaar zeggen. Is dit de bedoeling?
Hoe notueer jij?
Beide voorgenoemde methodes hebben hun voordelen en zeker ook hun nadelen. Heb jij een andere manier van notuleren? Of bevindt jouw manier van notuleren zich tussen de kort-korter-kortst en ik-wil-niets-missen in? Als notulist ben je zelf niet de meest objectieve partij om jouw notulen te beoordelen. De collega’s uit de vergadering kunnen dat waarschijnlijk beter! Vraag eens na of de notulen zijn gelezen, of er zaken onduidelijk zijn. Kijk ook zelf eens kritisch naar je notulen van de laatste vergaderingen.
Ontdek jouw ideale manier!
Bedenk dan bij het maken van de notulen het volgende: Stel je voor dat deze notulen over een jaar worden bekeken, snapt de lezer dan wat er is besproken en besloten? Is het antwoord ‘ja’, pas dan op dat de notulen niet té lang zijn, niemand gaat ze helemaal lezen. Is het antwoord ‘nee’, pas dan op dat je geen essentiële zaken weglaat zodat alles begrijpelijk blijft als je het later terug leest.
In de training ‘Notuleren’ van Lopes Slot Training & Coaching leer je in 7 lessen álles over notuleren. Kijk eens op www.lopesslot.com/notuleren voor meer informatie!