Notulen maken van een vergadering is makkelijker als je uitgaat van een vaste structuur voor de agendapunten. Een duidelijke structuur in de notulen is erg belangrijk, het zorgt voor betere leesbaarheid en er is minder kans dat je zaken vergeet te vermelden. In de notulen staan agendapunten en ook elk agendapunt kun je op een vaste manier indelen. Een goede structuur voor een agendapunt is eerst een inleiding, dan de kern en dan het slot. Weet waarop je moet letten bij het maken van zo’n indeling, dan sta jij niet voor verrassingen.
Luister goed
In de vergadering wordt veel gezegd, niet alles gaat in de juiste volgorde. Het is gemakkelijker als je weet waar je op moet letten. Bij het maken van aantekeningen tijdens de behandeling van een agendapunt kun je al grofweg een indeling maken in inleiding, kern en slot. Vraag je elke keer af: waar zet ik dit neer? Bij inleiding, kern of slot? Later bij het uitwerken van de aantekeningen komt dit goed van pas! Bereid je dus goed voor en maak alvast een indeling in je aantekeningen.
Begin met de inleiding
Denk bij een inleiding niet direct aan een heel lang verhaal, daarvoor zijn notulen niet bedoeld. Het is de bedoeling om juist kort en bondig te schrijven. Het is wel belangrijk om een korte inleiding te schrijven, deze hoeft soms maar één regel lang te zijn.
- Waarom wordt dit punt nu behandeld?
- Wat is er al aan vooraf gegaan?
Deze informatie plaatst het agendapunt in perspectief. Iedereen weet nu weer in welke fase van het proces we zitten. Deze informatie heb je meestal al paraat, jij hebt tenslotte de vorige notulen ook geschreven.
Kom tot de kern
In de kern beschrijf je de hoofdboodschap. Het gevaar bestaat dat alles wordt opgeschreven, dat is niet de bedoeling. Niet alles is zo belangrijk dat het in de notulen moet worden vermeld.
- Wat zijn de belangrijkste voor- en tegenargumenten?
- Wat is er besproken?
Je kunt dit doen door bijvoorbeeld een lijstje met zogenaamde ‘bullets’ neer te zetten, lekker overzichtelijk want mensen houden van lijstjes. Een tekst zonder bullets kan ook. Schrijf je een langere tekst? Zorg er wel voor dat je werkt met alinea’s zodat de tekst meer leesbaar wordt.
Eindig met het slot
Om te voorkomen dat het onduidelijk is wat er met het punt gebeurt na de vergadering, zorg je voor een slot.
- Welk besluit is er genomen?
- Welke afspraken zijn er gemaakt?
Ook dit punt hoeft net als de inleiding helemaal niet lang te zijn. Kort en bondig vermeld je wat er hierna gaat gebeuren met dit agendapunt. Als aanvulling kunnen de acties worden vermeld in de actiepuntenlijst.
Herkenbaar en voorspelbaar
Door een agendapunt op deze manier met inleiding kern en slot te notuleren, zorg je ervoor dat je niets vergeet. Het is niet verplicht, je kunt gerust zaken weglaten. Als je er maar over hebt nagedacht. Een groot voordeel van deze methode: de tekst wordt er voorspelbaar en herkenbaar van. Bewust of onbewust kunnen de lezers van deze notulen de informatie snel terugvinden, inclusief de aanleiding en de conclusies van het agendapunt.
Wil jij ook álles leren over notuleren? Volg dan de training ‘notuleren’. Kijk voor meer informatie op www.lopesslot.com/notuleren